Aufgaben erfolgreich delegieren ist eine komplexe Führungsaufgabe. Eine Aufgabe mit der dazugehörigen Verantwortung lässt sich nur dann erfolgreich durchführen, wenn die entsprechenden Kompetenzen vorhanden sind! Daher ist es Aufgabe der Führungskraft, dies sicher zu stellen.
Andernfalls sind die Schuhe zu groß für die Aufgabe und die Verantwortung. Deshalb ist es wichtig, sich mit den folgenden Punkten auseinanderzusetzen.
Aufgabe
Die Aufgabe ist ein vereinbartes Ziel, welches zu erreichen ist. Wenn der Nutzen der Aufgabe dem Mitarbeiter erklärt wird, entsteht eine Hin-zu-Motivation!
Verantwortung
Der Mitarbeiter bekommt die Verantwortung, die Aufgabe zu erfüllen. Dabei sollte dem Mitarbeiter seine Pflichten mitgeteilt werden. Die Konsequenzen bei Nichterfüllung der Aufgabe sollten gemeinsam erörtert werden.
Kompetenzen
Eine Aufgabe mit der dazugehörigen Verantwortung lässt sich nur dann erfolgreich durchführen, wenn die entsprechenden Kompetenzen und Ressourcen vorhanden sind!
Aufgaben erfolgreich delegieren – Checkliste
1. Wurde eine klares Ziel mit dem Mitarbeiter vereinbart?
2. Ist das Ziel für den Mitarbeiter auch machbar, hat er genügend Kompetenzen und Ressourcen?
3. Wird regelmäßig richtig Feedback gegeben?
Kompetenzen
Kompetenzen lassen sich in zwei Bereiche aufspalten. Der eine Bereich sind die vom Mitarbeiter mitgebrachten oder noch zu fördernden Kompetenzen und der andere Bereich sind die zu übertragenden Kompetenzen vom Unternehmen oder der Führungskraft.
I. Mitgebrachte oder zu fördernde Kompetenzen:
1. Ressource: Wissen
Fachwissen vorhanden?
Abläufe, Prozesse, Informationswege bekannt? (intern, Kunde, Länder)
Konsequenzen bekannt?
Aufgabe, Ziel, Verantwortung klar?
Insiderwissen über Kunden?
2. Ressourcen: Fähigkeiten
Sprache, körperlich, Zeit?
Bereitschaft zu reisen?
Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen?
Soziale Kompetenz (z. B. Feedbackgespräch)?
II. Übertragene Kompetenzen
Was darf ich?
Was darf ich nicht?
Wo sind die Grenzen?
Welche Rechte habe ich?
Was muss sichergestellt werden, damit ich gut arbeiten kann? (z. B. Zeit, Bezahlung, Anerkennung)
Oft werden Aufgaben und Verantwortlichkeiten delegiert, jedoch das Fundament dafür, die Kompetenzseite nicht genügend beachtet. Dann kommt es erfahrungsgemäß zu Druck, schlechten Gefühlen und Fehlern.
Der Chef bzw. die Führungskraft muss die Kompetenzen sicherstellen! Hier sollte von der Ebene tiefer unbedingt Feedback gegeben werden bzw. die Kompetenzen eingefordert werden.
Zum Delegieren gehört auch das kontrollieren, dazu können Sie sich den Führungskreislauf anschauen.