Zeitmanagement

Zeitmanagement fängt bei uns mit der Vision und den Werten an. Denn wenn uns etwas wirklich wichtig ist – dafür haben wir auch Zeit. Zeit nehmen heißt auch Anerkennung und Wertschätzung. Deshalb starten wir mit einer Liste von Werten, damit Sie Ihre herausfinden können.

Werte

Hier nun eine Liste von Werten, die bei der Visionsarbeit immer wieder auftauchen.

Welche Werte fallen Ihnen noch zusätzlich ein?
Notieren Sie sie!
• Abenteuer • allein arbeiten • anderen Menschen helfen • Anerkennung • Arbeit mit anderen • Arbeitsdruck • Arbeitsfrieden • Autonomie • Begeisterung • berufliches Weiterkommen • Demokratie • der Gesellschaft helfen • Effektivität • Effizienz • Ehrlichkeit • ein flottes Leben • Einfluss auf andere nehmen • enge Beziehungen • Entschlusskraft • ethisches Verhalten	• Fairness • Familie • fester Standort • finanzieller Gewinn • freie Zeiteinteilung • Freiheit • Freude • Freundschaft • Führung • Führsorglichkeit • Gemeinschaft • Gerechtigkeit • Glück • Heimat • Heiterkeit • Heraus-forderungen • Humor • innere Harmonie • Innovation • Integrität • intellektueller Status • Kompetenz • Kontrolle über andere • Kreativität	• Kunst • Lebendigkeit • Leistung • Lernen • Loyalität • Macht und Autorität • Mut • Natur • Offenheit • Ordnung ( Ruhe, Stabilität, Konformität) • persönliche Entwicklung • Privatheit • Qualität • Qualitäts-beziehungen • Reichtum • Reinheit • Religion • Ruf • Ruhm • Selbstrespekt • Sicherheit	• sinnvolle Arbeit • spannende Arbeit • Spaß • Spitzenleistung • Sport • Stabilität • Status • Synergie • Umweltbewusstsein • Unabhängigkeit • Verantwortung • Vielfalt und Abwechslung • Vertrauen • Wachstum • Wahrheit • Weisheit • Welt verbessern • Wettbewerb • Wissen • Würde • Zuneigung (Liebe und Fürsorge)

 

Schritt 1: „Mein höchster Wert ist …“

Wählen Sie aus der Liste von Werten die zehn aus, die Ihnen am wichtigsten sind, als Verhaltensanleitungen oder als Elemente einer positiven Lebensgestaltung. Ergänzen Sie diese Liste nach Belieben um eigene Werte.

Schritt 2: Werte streichen

Nachdem Sie zehn Werte ausgewählt haben, stellen Sie sich vor, Sie dürften nur fünf haben. Welche Werte würden Sie aufgeben? Streichen Sie diese durch.

Stellen Sie sich jetzt vor, Sie dürften nur vier haben. Welchen Wert würden Sie aufgeben? Streichen Sie ihn durch.

Streichen Sie noch einen Wert.

Und noch einen.

Wählen Sie jetzt einen der beiden übriggebliebenen Werte aus und streichen Sie den anderen.
Welcher Wert auf der Liste ist Ihnen am allerwichtigsten?

Schritt 3: Formulierung

Schauen Sie sich noch einmal die wichtigsten drei Werte Ihrer Liste an.

•  Was bedeuten sie ganz genau? Was erwarten Sie von sich selbst –
auch in schlechten Zeiten?

•  Wie würde sich Ihr Leben verändern, wenn es von diesen
Werten beherrscht wäre?

•  Wie würde eine Organisation aussehen, die ihre Mitglieder
ermutigt, nach diesen Werten zu leben?

•  Spiegelt die persönliche Vision diese Werte wider?

•  Sind Sie bereit, ein Leben und eine Organisation zu wählen, in der
diese Werte an erster Stelle stehen?

Welches sind Ihre Werte? Was ist Ihnen besonders wichtig?

Mit den Werten im Hinterkopf überlegen Sie, welche persönlichen und beruflichen Rollen Sie einnehmen (z.B. Vater, Mutter, Ehepartner, Mitarbeiter, Kollege, Personalmanager, Vorsitz/Mitglied eines Vereins, Führungskraft/ Untergebener…), die für Ihren Lebenssinn wichtig sind.

Welche Rollen nehmen Sie ein?

Bei allem, was wir bisher besprochen haben, ist zusätzlich wichtig, dass Sie Ihre verschiedenen Rollen und die Rollen Ihrer privaten und beruflichen Mitmenschen in Einklang bringen. D.h. für Sie, immer wieder in Kontakt zu treten mit Ihren Kollegen, Mitarbeitern, Familienmitgliedern, Freunden, um eine Kommunikationsebene des Verstehen- und Verstanden-werdens herzustellen mit dem Ziel eine Gewinner-Gewinner-Situation zu bewirken. Immer mit der Erlaubnis sich zu fragen: was ist jetzt wichtig für mich und für den anderen, wie reagiere ich und was kann ich verändern? Und es auch zu tun!

Jeder weiß, dass er für das, was ihm wichtig ist, Zeit hat. Deshalb haben wir uns mit der Visionsarbeit (anderer Artikel) und dem Herausfinden der Rollen und Werte dem Thema Zeitmanagement genähert.

Zeitmanagement

Aus den Rollen und Werten ergeben sich die konkreten Ziele. Da diese Ziele aus der Vision abgeleitet sind, ist viel Energie und Wille hinter diesen Zielen. Also werden Sie auch Zeit dafür finden.

Ziele

Jetzt überlegen Sie sich zwei bis drei Ziele, die erstens Ihre Werte erfüllen und zweitens in allen von Ihnen gewählten Rollen die größtmögliche Wirkung erzielen. Z.B.: Ich nehme mir vor, diese Woche in besonderer Weise in allen meinen Rollen „zuzuhören“. Ich nehme mir Zeit, mich mit meinen Kollegen zu unterhalten, anschließend gehe ich nach Hause und höre meinem Kind aufmerksam zu usw.

Umsetzung in die Wochenplanung

Nun sind Sie soweit, Ihre zukünftige Zeit-Planung konkret vorzunehmen. Dafür haben wir für Sie ein Raster vorbereitet.  Wir empfehlen Ihnen, eine Wochenplanung anzulegen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, sich einen größeren Überblick über Ihre Termine und Vorhaben zu verschaffen. Nehmen Sie nun die einzelnen Rollen und schreiben Sie konkrete Ziele, die Sie für diese Rolle verwirklichen wollen, dahinter.

Zeitmanagement – Prioritäten setzen

Betrachten Sie die Ziele und entscheiden Sie, welche Prioritäten Sie für diese Woche festlegen wollen. Fragen Sie sich dann, welche Prioritäten Sie für den einzelnen Tag setzen und tragen Sie diese Prioritäten in den Wochenplan ein, beispielsweise in Outlook oder in den Palm.

Notieren Sie sich nun alle Aktivitäten. (Verabredungen bzw. Verpflichtungen), die Sie in dieser Woche erledigen wollen und die unter den Prioritäten bislang nicht aufgetaucht sind.

Zeitmanagement – Pufferzeit – die 60-40 Regel

Bestimmen Sie dann die Zeitdauer der Aktivitäten. Planen sie bei jeder Aktivität eine Pufferzeit ein (siehe unten), um für Unvorhergesehenes gewappnet zu sein, und trotzdem ihre Tagesziele zu erreichen. Die 60-40 Regel setzt sich aus ca. 60 % geplanter Aktivitäten, ca. 20 % unerwarteter Aktivitäten (beispielsweise nicht planbare Aktivitäten, Störgrößen, Zeitfresser, …) und ca. 20 % spontaner Aktivitäten (beispielsweise Führungstätigkeiten, kreative Zeiten, soziale und kommunikative Aktivitäten) zusammen.
Nun entscheiden Sie, welche Aufgaben welche Prioritäten haben. Integrieren Sie dabei auch Ihre Tagespriorität.

Pufferzeiten für Ihre Tagespläne         Pufferzeiten für Wochen / Monate

 

Kalkulierte Dauer	Puffer	Eintragung in Ihrem Zeitplan		Kalkulierte Dauer	Puffer	Eintragung in Ihrem Zeitplan
5 Min	3,5 Min	8,5 Min		6 Std	4 Std	10 Std
10 Min	6,5 Min	16,5 Min		8 Std	5 Std / 20 Min	13 Std / 20 Min
15 Min	10 Min	25 Min		1,5 Tage	1 Tag	2,5 Tage
30 Min	20 Min	50 Min		2 Tage	1,5 Tage	3,5 Tage
45 Min	30 Min	1 ¼ Std		3 Tage	2 Tage	5 Tage
1 Std	40 Min	1 Std / 40 Min		4 Tage	ca. 2,5 Tage	6,5 Tage
1,5 Std	1 Std	2 Std / 30 Min		5 Tage	ca. 3,5 Tage	8,5 Tage
2 Std	80 Min	3 Std / 20 Min		10 Tage	ca. 6,5 Tage	16,5 Tage
2,5 Std	100 Min	4 Std / 10 Min		15 Tage	10 Tage	25 Tage
4 Std	2 Std / 40 Min	6 Std / 40 Min		20 Tage	ca. 13,5 Tage	33,5 Tage
5 Std	3 Std / 20 Min	8 Std / 20 Min

Welche Aufgaben können Sie möglicherweise in Blöcken erledigen, welche Aufgaben können Sie delegieren, welche Aufgaben können Sie optimieren, kürzen…?

Wiederholung: Pausen einlegen

Zu guter letzt denken Sie an die PausePause, die Sie sich im Laufe des Tages gönnen sollten, wie schon auf der Homepage ausführlich beschrieben.

Diese Pausenzeiten sind in den Pufferzeiten noch nicht mit einberechnet!

Auf Zeitmanagement – Techniken wie die Eisenhower-Matrix (Unterschied zwischen dringend und wichtig), die ABC-Analyse der Zeiteinteilung oder die Winston-Technik u.a. wird nicht weiter eingegangen, denn Sie finden diese ausführlich und sehr gut beschrieben in dem Buch „Selbstmanagement mit System“ von Nils Borstnar und Gesa Köhrmann, Verlag Ludwig, Kiel.